Doba je nejistá, pracovní podmínky se mění každým dnem a české firmy musí bez přestání čelit novým výzvám trhu. V tomto dynamickém prostředí se všichni majitelé podniků snaží, aby jakákoli změna postihla firmu co nejméně.
Jedna z nejvýraznějších výzev letošního roku se nazývá home office. V rámci bezpečí byly tisíce zaměstnanců přesunuty ze sdílených kanceláří do svých domovů. Méně kontaktu s kolegy i vedoucími pracovníky s sebou nese ale nutnost změnit způsob organizace práce. Jak si poradit s řízením práce na dálku? Jaká chytrá řešení vám pomůžou vše zvládnout?
Co je třeba si pohlídat
- Kancelář nebo home office?
V mnoha firmách se najelo na speciální režim, který kombinuje práci z domu s docházením do kanceláře. Jsou definovány dny nebo týdny, kdy do kanceláře přichází určité skupiny zaměstnanců a kdy zároveň ostatní skupiny pracují z domu. Zaměstnavatelé se tak snaží co nejvíce zamezit kontaktu větší skupiny lidí.
Není ale jednoduché udržet si přehled o tom, kdo se zrovna kde nachází, jak se týmy v kanceláři střídají, s kým si můžete dát osobní schůzku v zasedačce a komu máte zase volat. Je proto třeba hledat systém, který vám toto pomůže uhlídat.
- Čas a vytíženost
Spousta firem a zaměstnavatelů nechce svým zaměstnancům dávat příliš často home office, protože se obávají poklesu jejich efektivity a výkonnosti. Doma na gauči pracovníky přece jen rozptyluje mnohem víc věcí než v tiché kanceláři. Stejně tak není možné každého hlídat, jestli během pracovní doby strávil dvě hodiny vařením, anebo si dal rychlý oběd jako v běžný pracovní den v kanceláři. Spousta firem se proto zabývá otázkou, jak je možné kontrolovat odpracovaný čas svých zaměstnanců.
- Termíny a deadliny
Jedním z nejdůležitějších bodů je umět si na dálku pohlídat plnění práce: tedy rozdělení úkolů (aby všichni věděli, co mají dělat), deadliny splnění úkolů a případné návaznosti na další práce. Tento systém by měl být alfou a omegou každé firmy bez ohledu na to, zda jsou zaměstnanci na home officu nebo v kanceláři. Chápeme ale, že při práci na dálku může být potřeba sledovat úkoly a jejich plnění mnohem větší.
Teď k tomu hlavnímu: Jaká chytrá řešení vám pomůže udržet si přehled?
Všechny náročné úkoly, kam projektové řízení firmy stoprocentně patří, si zaslouží řešení, které je jasné, přehledné a snadno pochopitelné. Je proto třeba maximum věcí vizualizovat a zpřehledňovat. Zapomeňte na obrovské excelovské tabulky a snažte se být kreativnější.
V současnosti existuje velké množství aplikací přímo určených pro projektový management. Spousta firem má vlastní interní systémy, na trhu ale můžete využívat i již vyvinuté aplikace. Většinou bývají pro malý počet uživatelů zdarma, pro větší počty pracovníků je třeba platit pravidelné měsíční poplatky. Za pomoci online aplikací můžete zvládnout plánování úkolů, kontrolu jejich plnění a dodržování termínů (např. Asana), trackování odpracovaného času (např. Toggl) i získat přehled o tom, kde se pracovníci zrovna nachází a jaký mají program (např. sdílené kalendáře v Google Calendar).
V případě, že fungujete částečně z kanceláře, je dobré zkombinovat online řešení s „offline“ vychytávkami, které budou přímo v pracovním prostoru upozorňovat na nastavený systém. K tomu jsou ideální tabule a nástěnky. Přece jen odkazy v e-mailu snadno zapadnout v propadlišti doručené pošty, ale přehledná tabule s termíny a barevnými magnety na viditelném místě v kanceláři – ta jde ignorovat jen těžko.
TIP: Nejlepší zkušenosti v tomto případě máme s bílými magnetickými tabulemi, levnými korkovými nástěnkami a elegantními skleněnými tabulemi s magnetickými vlastnostmi.
Hlavní termíny a cíle můžete například vyvěsit na nástěnku, ať jsou neustále na očích, detailní rozpad poté trackovat prostřednictvím online aplikace. Rozdělení týmů po týdnech na to, kdo je zrovna na home officu a kdo v kanceláří, mějte na tabuli ve společných prostorách, detailní rozpis, kdy má který zaměstnanec schůzku nebo doktora, si každý může poznamenávat do sdíleného pracovního kanceláře.
